Siedzisz sobie przed komputerem, próbując skoncentrować się na ważnym zadaniu. Podchodzisz do tematu już po raz trzeci dzisiaj, bo ciągle "coś wyskakuje". Nagle powiadomienie - Stefan z działu sprzedaży zorganizował spotkanie, na które jesteś zaproszony.

Ponieważ spotkanie nie ma żadnej agendy ani tytułu, zwracasz się do organizatora z prośbą o przesłanie szczegółów, żebyś mógł się lepiej przygotować. Stefan radosny jak skowronek na wiosnę odpowiada z szybkością mangusty walczącej z kobrą: "nie martw się o szczegóły, wszystko dogadamy na miejscu - planujemy burzę mózgów ;)" i wysyła ci link do niedawnego badania "amerykańskich naukowców z uniwersytetu San Andreas", które pokazuje, jak agendy negatywnie wpływają na zaangażowane uczestników spotkania.

Próbujesz wykoncypować co się będzie działo analizując listę uczestników. Jedynym wnioskiem, jaki wyciągasz z tej analizy, jest to, że Stefan prawdopodobnie chce stworzyć kompletną drużynę piłkarską (z rezerwami), ponieważ na liście odbiorców znajduje się 25 osób.

W miarę upływu czasu i nieuchronnego zbliżania się godziny spotkania postanawiasz przygotować się na to, co ma nadejść w jedyny możliwy sposób - czytając artykuł przesłany przez Stefana. Obrzydliwości, które można tam znaleźć, przyprawiłyby H.P. Lovecrafta o dreszcze. Pięciopunktowe podsumowanie poniżej:

1. Agenda zabija kreatywność

Bez agendy można rozmawiać praktycznie o wszystkim. Dlaczego powinieneś rozmawiać tylko o rzeczach z pracy, podczas gdy możesz zrobić dygresję na temat kota przyjaciela szwagierki siostry, który ostatnio zaginął na 7,5 godziny, ale wrócił, ponieważ był głodny.

2. Agenda pomaga szybko załatwiać sprawy

Ale jesteś w pracy, nie musisz się spieszyć - nie o to chodzi.

3. Agenda ogranicza liczbę kolejnych spotkań dotyczących tych samych kwestii

Jeśli udało się to ustalić za pierwszym razem, nie ma potrzeby na kolejne - a kto lubi pracować, kiedy można po prostu spotkać się i porozmawiać. Mniej spotkań oznacza mniej kawy i ciasteczek, a kto nie lubi ciasteczek?

4. Burza mózgów

Nazwanie spotkania burzą mózgów daje idealny pretekst organizatorowi do nie przygotowywania agendy. Po prostu rzucaj pomysłami i zapisuj je na tablicy. Nie martw się o to, co będzie dalej.

5. Last but least - potencjał memiczny spotkań bez agendy

Wiesz, że bezagendowe spotkanie zakończyło się sukcesem, jeśli uczestnicy wymieniają się na firmowym komunikatorze memem jak poniżej (co odważniejsi wrzucą go również na swoje social media, a jest to pewniaczek za minimum40 lajków):

Agenda - spróbuj raz przed spotkaniem ją ustalić i się jej trzymać, coś z tego może być

Mówiąc bardziej poważnie - spotkania są jedną z najbardziej znienawidzonych czynności w pracy biurowej, choć nie powinny. W rzeczywistości spotkanie może być jednym z najskuteczniejszych narzędzi do podejmowania decyzji, komunikacji i zapewnienia, że wszyscy zaangażowani rozumieją swoje zadania i odpowiedzialności. Żeby jednak tak się stało należy do spotkań podchodzić w sposób nieco bardziej zorganizowany od naszego przykładowego Stefana.

Poniżej moja krótka lista kwestii do przemyślenia, do przygotowania przed spotkaniem oraz wskazówki jak prowadzić spotkanie, aby było ono skutecznym narzędziem komunikacji:

1. Upewnij się, że faktycznie potrzebujesz spotkania (zgodnie z powyższym memem).

2. Kiedy wiesz, że spotkanie jest potrzebne, stwórz agendę (nie spodziewałeś się tego, prawda 😉?). Nawet jeśli jest to burza mózgów i nie chcesz ograniczać kreatywności uczestników, znajdziesz wiele skutecznych schematów spotkań tego typu.

3. Zawartość przykładowej agendy

   1. Wymagania wstępne (jeśli istnieją)
      1. Wiedza, którą należy zdobyć przed spotkaniem.
      2. Dodatkowe materiały (projekty, grafiki, wykresy, projektor itp.) i kto jest odpowiedzialny za ich dostarczenie.
   2. Jeśli jest to kolejne spotkanie dot. danej kwestii, przeznacz trochę czasu na omówienie punktów, nierozwiązanych kwestii z poprzedniego spotkania / poprzednich spotkań.
   3. Wylistuje nowe tematy / kwestie, wraz z przydzielonym przewidywanym czasem omawiania danego punktu.
   4. Wpisz do agendy czas na podsumowanie, aby upewnić się, że wszyscy na zakończenie wyjdą z tym samym poziomem zrozumienia poruszanych kwestii.

4. Rozpocznij i zakończ spotkanie na czas. Nie ma nic bardziej irytującego niż konieczność opuszczenia spotkania przed jego zakończeniem, ponieważ trzeba zdążyć na kolejne spotkanie.

5. Wyznacz osobę (możesz też siebie jako organizator), która będzie śledzić czas i moderować dyskusję, dzięki czemu dygresje nie rozbiją przebiegu spotkania.

6. Staraj się organizować spotkania w niewielkim gronie, tylko z osobami kluczowymi dla danej sprawy. Wg. moich doświadczeń powinna to być grupa 5-7 osób, ale przy sprawnej organizacji i dobrym prowadzeniu spotkania 8-10 osób (czyli słynny dwupizzowy zespół wg. Jeffa Bezosa) jest jeszcze sensowne. Jeśli w spotkaniu bierze udział więcej ludzi, robi się bałagan i nic nie zostaje zrobione / załatwione.

7. Wyślij podsumowanie jak najszybciej po spotkaniu, aby wszyscy wiedzieli, co zostało ustalone, co należy zrobić i jakie są odpowiedzialności poszczególnych uczestników.

Powyższa lista jest prosta, ale wciąż wielu organizatorów spotkań ma tendencję do zapominania o tych małych rzeczach, które mogą znacznie poprawić produktywność i ograniczyć nienawiść do spotkań biurowych.