Nie wiem, czy mieliście okazje zetknąć się z zagadnieniem "Inbox Zero / Zero Inbox", ale wielu guru od produktywności traktuje takie podejście niemalże jako aksjomat sprawnej pracy biurowej. W Internecie znajdziecie mnóstwo porad jak osiągnąć biurową nirwanę, do której doprowadzi Was ten magiczny napis w kliencie poczty elektronicznej: "Inbox (0)".

Wyobraźcie to sobie: ZERO nieprzeczytanych, nieobsłużonych maili.

Czyż to nie brzmi wspaniale?

To mam dla Was taką poradę, która będzie trochę odmienna od tego, co serwują wspominani wyżej mistrzowie obsługi Outlooka, czy GMaila. Moja rada może wydawać się początkowo mało intuicyjna, wręcz wbrew przyjętym zasadom i standardom pracy biurowej, ale po głębszym zastanowieniu się ma pozory sensu:

Ja wiem - łatwiej się mówi (czy pisze) niż robi, dlatego w dalszej części artykułu spróbuję podpowiedzieć co można zrobić inaczej, by ograniczyć ilość przesyłanych wiadomości, które w większości trafią do "DW", czyli Do Wyrzucenia.

Piekło nieskończonego DW/CC - jak to się zaczęło

Na początek wyobraźcie sobie, że jesteście Lucyferem w XX wieku. Jesteście Panem Ciemności (tudzież, światła - w zależności od tłumacza), radującym się na wszystkie niedobre rzeczy, które dzieją się na tym łez padole. Jak na razie jako naczelny zły możecie być z siebie dumni - XX wiek to triumf ZŁA przez duże Z. Wojny, głód, pożoga, nazizm, komunizm, zagrożenie wojną nuklearną - w wielu miejscach na świecie wydaje się, że lepiej już nie będzie.

Świat cudem doczłapuje się do lat 70-tych. No i w tych 70-tych latach jest jeszcze paru ludzi, którzy próbują mimo wszystko pchać ten wózek do przodu. Chcą dać ludziom możliwości lepszego, szybszego komunikowania się ze sobą. Obserwujesz z niepokojem wysiłki garstki inżynierów, którzy pracują nad wynalazkiem, który nazwą później pocztą elektroniczną.

Pomimo bycia Panem Ciemności i posiadania całkiem sporej puli talentów nie jesteś w stanie przewidzieć przyszłości - ten dar jest zarezerwowany jedynie dla Twojego arcywroga. Ale jakieś przeczucie, intuicja, sam nie wiesz co, podpowiada, że z tej poczty elektronicznej to jednak coś może być, i co najgorsze - coś dobrego. Nie możesz tego tak zostawić, co to to nie! Trzeba to jakoś zepsuć, ograniczyć, utrudnić.

"Myśl Lucyferku, myśl" - mówisz do siebie. W końcu - eureka! Już wiesz jak jednym ruchem sprawić, że w odpowiednich rękach poczta elektroniczna zapewni cierpienia milionom ludzi na całym świecie. Metodą incepcji zaszczepiasz taką myśl w głowach inżynierów odpowiedzialnych za ten nowy wynalazek - "dodajcie pole DW/CC". W późniejszym okresie, monitorując rozwój tego pomysłu, podsuniesz im jeszcze jedną ideę - przycisk "Odpowiedz wszystkim" / "Reply to all".

DW - Od "Do Wiadomości" do "Do Wyrzucenia"

Zastanówcie się, ale tak uczciwie - ile razy odpowiedzieliście na maila, w którym zostaliście wymienieni w polu DW/CC?

No dobra, a teraz drugie, trudniejsze - ile razy zastanawialiście się: "a po co ja jestem na tej liście 30 osób?".

Ile razy taka wiadomość została przez Was zignorowana bez czytania albo trafiła od razu do kosza?

Ile razy wpisaliście kogoś w pole DW/CC nie mając pojęcia, czy dana wiadomość tej osoby dotyczy i czy w ogóle jest sens do niej tego maila kierować?

Według wielu badań ludzie mają otrzymują ogromne ilości maili, z których większość jest wysyłana do nich jako DW/CC. Szybkie zapytanie do wujka Google daje nam następujące informacje:

Sprawdzamy pocztę 15 razy dziennie, otrzymujemy 200 wiadomości dziennie, z czego 144 to DW/CC. Spędzamy 2,5 godziny dziennie na przetwarzaniu e-maili. ¹

40 wysłanych, 90 odebranych na osobę / na dzień! 269 miliardów maili wysyłanych dziennie na całym świecie!²

W zależności od źródła, do którego się odwołamy, szacunki są takie, że spędzamy od godziny do wielu godzin dziennie na obsłudze maili. Prosta matematyka pokazuje, jak wiele czasu, energii i pieniędzy marnuje się przez nieskuteczną komunikację. Nawet to, że przeskanujemy nagłówek wiadomości, po czym ją skasujemy, bo nas nie dotyczy, absorbuje nasz czas i atencję, co, mam nadzieje zgodzicie się ze mną, jest zupełnie bez sensu.

Jak sprawić, aby mniej wiadomości nadawało się "Do Wyrzucenia"?

Więcej komunikacji bezpośredniej

Nie zaczynaj komunikacji od maila (zwłaszcza z długą listą odbiorców w polu CC). Poprzez e-mail nie możemy przekazać tonu naszego głosu, zaniedbujemy niewerbalne aspekty komunikacji - niezależnie od tego, ile emoji umieścisz w tej wiadomości.

Użyj telefonu (do dzwonienia, a nie do sprawdzania mediów społecznościowych) lub zorganizuj krótkie spotkanie, a PO NIM podsumuj to wszystko w klarownej wiadomości, aby upewnić się, że wszystkie zaangażowane strony mają takie samo zrozumienie poruszanych tematów i mają do czego się odnieść (ustalenia) w swojej pracy.

A jeszcze lepiej - nie pisz maila, tylko podsumowanie niechaj trafi do wspólnej, dobrze zorganizowanej przestrzeni roboczej (wiki, sharepoint, etc.), do której zaangażowane osoby mają dostęp i mogą sięgnąć po te informacje, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

Przywróć zasadę jednoosobowej odpowiedzialności

W wielu organizacjach wysłanie maila z długą listą w polu CC służy jako potencjalna tarcza ochronna (dupokryjka), gdy jak to zgrabnie ujmują Amerykanie - "shit hits the fan" (w moim wolnym tłumaczeniu: "ekskrementa nawiązują fizyczny kontakt z zasilanym elektrycznie urządzeniem do wzbudzania oscylacji powietrza"). Nadawca będzie używał wysłanego maila do samoobrony twierdząc, że - "To wszystko było w moim mailu, nie czytałeś go? Wpisałem Cię do DW/CC (jak i pozostałe 20 osób), więc myślałem, że to oczywiste".

Pole DW w takim przypadku jest narzędziem mającym rozmyć odpowiedzialność. Przecież "wszyscy wiedzieli" i "nikt nic nie zrobił". Takie postawy daje się leczyć w jasny sposób przypisując odpowiedzialności za dany temat / zagadnienie i wyjaśnienie jaki jest łańcuch decyzyjny w organizacji. Brak przypisanych odpowiedzialności to nie tylko strata czasu na niepotrzebne maile, ale też jeden z głównych powodów porażek projektowych.

Przykład idzie z góry

Kierownictwo musi stać się wzorem do naśladowania. Briefingi na dzień / tydzień / miesiąc - znajdź cykl, który działa dla Twojego zespołu w zależności od potrzeb i kontekstu. Pamiętaj jednak, aby nie uśmiercić ludzi agilem i nadmierną ilością spotkań. Staraj się, aby spotkania były bardziej bezpośrednie / face2face (jeśli musisz to przez Zooma, ale ja nie jestem fanem). Powstrzymanie się od wysyłania maili do zespołu o drugiej w nocy również może pomóc.

Podsumowanie

Znasz to powiedzenie, które krąży po wielu firmach:

Straciłem 3 godziny na spotkanie, które powinno być mailem.

W wielu przypadkach prawdziwa jest również sytuacja odwrotna:

Zmarnowałem 3 godziny na 50 maili, które mogły być 10 minutowym spotkaniem.

Nie bądź ZŁY - wysyłaj mniej maili i nie umieszczaj ludzi w DW/CC nadaremno.

Źródła statystyk

¹ - Jak przestać tracić czas na emaile - artykuł w serwisie Forbes.com

² - Statystyki wysyłki emaili - artykuł artykuł w serwisie Templafy.com