Dobra, żeby mieć jeden temat z głowy, bo wiem, ze tu jest Polska i tu się pije. Ten dżinn z tytułu, to nie jest ten co często chodzi w parze z tonikiem, a jeśli chodzi o życzenia do tego dżinna, to nie mam na myśli błagalnych próśb, żeby nie powodował zwrotu treści żołądka przy nadmiernym spożyciu i / lub zawrotów głowy w dniu następnym.

O jakiego dżinna zatem chodzi? No tego złośliwego ducha z arabskich mitologii, który wg. obyczaju lubi przesiadywać w lampie, a wyskakuje z niej jak się przypadkiem ktoś o tę lampę otrze. Jak większość z szanownych czytelniczek i czytelników jest zapewne świadoma dżinn wyskakuje z rzeczonej lampy i zgodnie z tradycją pyta pocierającego o trzy życzenia. Ale żeby nie było za łatwo życzenia trzeba dobrze przemyśleć, bo ten pustynny chochlik potrafi spełniać je w dosyć pokrętny sposób.

Co to te KPI, czyli kejpiaje

Dla osób obeznanych z korposlangiem kejpiaje nie są niczym nowym, ale z kronikarskiego obowiązku napiszę w dwóch słowach o co się rozchodzi. KPI, czyli Key Performance Indicators, są jak nazwa sugeruje wskaźnikami, tudzież miarami efektywności w działaniu (w domyśle przyjmijmy, że chodzi o przedsiębiorstwo / organizację).

Wskaźniki te pokazują nam jak dobrze (lub jak słabo) organizacja funkcjonuje w kluczowych dla siebie obszarach. Co jest ważne to oczywiście śledzenie zmian w czasie wartości tych wskaźników, żeby wiedzieć, czy ew. wprowadzane korekty w organizacyjnym kursie poprawiają te kluczowe miary, czy też niekoniecznie i trzeba się z określonych zmian wycofać.

KPI musi być silnie związane z celami firmowymi. Co to oznacza? Oznacza to, że jeśli cele te nie są zdefiniowane (a na dodatek nie są SMART - czyli mało-bystre / nie spełniają kryteriów: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound), to tworzenie do nich KPI jest nie tylko bez sensu, co potrafi skierować firmę na tory odmienne od tych, których chcieliby zarządzający, właściciele, czy pracownicy.

Przykład złych KPI

Dajmy na to, że wymyśliliśmy sobie, że chcemy schudnąć, bo lekarz nam kazał, albo odkryliśmy nowe powołanie do zdrowego trybu życia. Jako KPI przyjęliśmy jedynie słuszną miarę, jaką jest utrata wagi. Utrata wagi może zostać osiągnięta różnymi metodami. Ponieważ jedyny termin jaki znamy to ASAP to tak również podchodzimy do tego zadania. W związku z tym wybraliśmy metodę, która w jak najkrótszym czasie pozwoli osiągnąć zamierzony efekt (zmaksymalizować wartość KPI pt. "ilość utraconych kilogramów").

No i niestety metoda, którą wybraliśmy spowodowała nie tylko spadek wagi, ale pogorszenie stanu naszego zdrowia. Ekstremalna dieta, którą wdrożyliśmy (czyli zmiana w procesie) poprawiła nam jeden wskaźnik (waga), ale rozwaliła szereg innych (za mało minerałów we krwi, rozwalona gospodarka hormonalna) i nie uzyskaliśmy końcowego efektu jakim jest zdrowe i sprawne ciało. Operacja się udała - pacjent, może nie zmarł, ale jest gorzej niż było. Życzyliśmy sobie zmniejszyć wagę, zagłodziliśmy organizm, KPI poprawione, ale chodzimy wiecznie zmęczeni i nie mamy na nic siły. Wszystko wzięło się z tego, że:

• cel nie był zbytnio SMART (należałoby go pewnie określić raczej: Chcę schudnąć 7 kilogramów w 3 miesiące, co jest osiągalne, sensowne i nie sprawi, że zamienimy się w zombie)
• zmiany w procesie były zbyt radykalne
• dobrany KPI nie opisywał sensownie wszystkich wskaźników, które warto monitorować (zabrakło np. badań krwi, samopoczucia)

No dobra - to nie jest poradnik o odchudzaniu. Wracając z tej przydługiej metaforycznej podróży zobaczmy jak to może wyglądać w jakiejś organizacji. Zarząd wymyśla (poniekąd słusznie), żeby mierzyć w jakiś sposób wydajność procesu dostarczania nowych wydań oprogramowania i chce, aby ta wydajność była jak najwyższa. Ale niestety w całej swej mądrości rzuca do mierzenia tej wydajności KPI, który mówi, że najlepszy programista to ten, który napisze najwięcej linii kodu w ciągu roku. Co więcej premia na koniec roku (lub zwolnienia) będzie zależała od tego w jakim percentylu na tle wszystkich programistów znajdzie się dany osobnik. No i co wtedy się dzieje?

1. Po pierwsze (primo ;): Odpalane zostają generatory kodu, a kod z nich wypluwany jest commitowany do repozytoriów (albo wpadają tam foldery typu node_modules).
2. Po drugie (primo): Dzięki podejściu z punktu pierwszego mamy mnóstwo śmieci, które teraz każdy członek zespołu pobiera, wysyła, i generuje za każdym razem na nowo (żeby liczba linii w commit'cie była jak największa).
3. Po trzecie (primo ultimo): Pkt.2 to nie jest najgorsze co może nas spotkać, bo gorszym jest fakt, że kodu starego (nieużywanego, błędnego) się nie usuwa, tylko dopisuje nowy (bilans musi być dużo na plus jeśli chodzi o dopisywane linie).

Efekt: Dochodzi do erozji systemu. Zamiast poprawiania wydajności pracy (większa jakość produktu, szybsze dostawy, etc.) otrzymujemy kod i system, który:

1. jest coraz trudniej zarządzalny
2. b. trudno wprowadzać w nim zmiany
3. nikt już nie ogarnia, która funkcja/ klasa / metoda to jest ta, która jest naprawdę używana, a która tylko leży tam przez zasiedzenie
4. ergo - pojawia się coraz więcej błędów, kolejne wydania zajmują coraz dłużej, ludzi "krew jasna zalewa" jak mają pracować z tym systemem i zaczynają szukać szczęścia "poza strukturami firmy"

Jakie powinny być dobre KPI?

KPI są też narzędziem komunikacji dla poszczególnych działów, czy zespołów w organizacji z zarządem firmy, ale i między sobą. Powinny być zatem jasne zasady jak są liczone, skąd brane są dane.

KPI powinno się łatwo liczyć i raportować - dostępność adhoc, dla wszystkich zainteresowanych, a nie żmudne liczenie raportów 3 dni za każdym razem jak potrzebny jest wynik.

KPI powinny być używane do mierzenia jakości PROCESÓW, a nie do oceny LUDZI. Jeśli KPI zaczynają być wskaźnikami dla indywidualnych pracowników to coś jest nie tak. Pracownik raz będzie chory, raz będzie na urlopie, etc. a proces powinien być stały w zadanym przedziale czasowym.

Warto też pamiętać, że "nie wszystko co ma znaczenie jest policzalne", więc KPI są też jakąś formą przybliżenia takich niepoliczalnych kwestii i mogą nie oddawać idealnie charakteru zjawiska, które próbujemy przybliżyć.

Podsumowując, albo co mają KPI do tych dżinnów?

Zarówno z KPI jak i z dżinnem musisz bardzo uważać na to czego sobie życzysz. W starym dowcipie o pustynnych duchach chłop życzył sobie mieć "małego" do ziemi, a dżinn zrobił pstryk i nagle chłop stracił nogi.

Złe KPI, które optymalizują działanie organizacji w krótkim okresie, ale nie biorą pod uwagę wpływu danego miernika na zachowanie w średnim i długim okresie sprawia, że firma może popaść w tarapaty lub upaść jeśli odpowiednio szybko nie zareaguje (a czasami jest już za późno).